Le G.R.C.E. Groupe de Recherche en Communication Ecrite a demandé à J. Labiche d'organiser en avril 2000 une journée thématique qui fasse suite aux journées organisées depuis 1995. Les journées qui ont eu lieu depuis 1997sont :

• Avril 1997 : Documents techniques et cartographiques
• Juin 1997 : Reconnaissance de documents : Modèles et méthodes
• Novembre 1997  : Archivage & Bibliothèques
• Mars 1998  : Sécurisation des documents
• Nov. 1998 : Reconnaissance de documents écrits : le point de vue des sciences cognitives
• Mars 1999 : Reconnaissance de formes, images et documents
• Septembre 1999 : Document : Ecrit et Multimédia.

Le GT5.2 " Ecrit et document "  et le Gracq du PRC-GDR I3 ont accepté de soutenir cette manifestation dont le thème "Document et Mémoire d'Entreprise" a des implications scientifiques et applicatives pour chacune des communautés.

Plus de trente chercheurs des différentes communautés ainsi que quelques documentalistes (bien que les vacances ne soient pas terminées dans plusieurs Régions) se sont réunis autour de ce programme très dense dans le "grand" amphi de l'INSA.

Pour la communauté "Ecrit et document", le document est l'objet central de toute démarche "Mémoire d'organisation", les intervenants ont adopté un point de vue proche.

• Jean Charlet a fait remarquer que pour le dossier médical, le point de vue "métier" était que la connaissance complexe ne pouvait être représentée que par les documents "traditionnels". L'approche "informatique" consistant essentiellement en un re-formatage de ces documents sous XML qui permet ensuite l'utilisation des outils d'indexation, de navigation et de gestion. Ces concepts ont été utilisés dans les projets HOSPITEXTE, ONCOdoc et CISMeF

• Olivier Corby, en adoptant le point de vue de l'informaticien, a précisé les apports du format XML pour l'échange de documents comme pour l'échange de données. Les documents et données deviennent pérennes car elles existent indépendamment des outils qui les manipulent. Ainsi dès maintenant, ou dans un futur proche, de nombreuses fonctionnalités utiles pour la gestion de la mémoire d'entreprise, pourront être implantées. Possibilité de publication papier ou électronique en favorisant la navigation hypertexte (XSL), hétérogénéité des sources, génération dynamique de document, explicitation des relations sémantiques (RDF), documents multimedia (SMIL) sont utilisés dans les projets ACACIA, RESEDA de l'INRIA.

• Gilles Kassel, avec une approche issue de l'ingénierie des connaissances, a montré que la gestion des connaissances organisationnelles était basée sur la construction d'une ontologie (conceptuelle puis formelle) qui constitue le modèle des connaissances. La base de connaissance construite en instantiant les modèles précédents permet la conception de "livres de connaissance" : documents générés automatiquement qui assurent la diffusion des connaissances sur le web. Cette ingénierie des connaissances constitue une voie prometteuse pour la problématique de la mémoire d'entreprise et est mise en œuvre dans les projets PME et AGENT-DOUBLE du LaRIA appliqués en particulier à la gestion d'une équipe de recherche.

• Jean-Pierre Teil a replacé le problème dans le cadre de la gestion archivistique. Dans ce domaine (projet Constance, Archives Nationales), la conservation de données et de documents pose les problèmes des supports utilisés, celui des matériels permettant la re-lecture mais surtout celui des metadonnées permettant l'interprétation des données et documents ainsi relus. Il apparaît que la solution la plus pertinente est la constitution de comités d'archivage qui interviendraient dans tout le cycle de vie des données et documents depuis leur production (collecte) jusqu'au processus d'archivage. Cette solution si elle semble lourde pour les données et documents futurs ne permet pas d'envisager les opérations de sauvetage archivistique lorsque le problème des metadonnées n'a pas été envisagé.

• Jean-Pierre Pecuchet a présenté un système générique de mémoire d'entreprise SGME réalisé au PSI. Ce système destiné à la constitution d'un système de mémoire d'entreprise est appliqué au cas de la mémoire du laboratoire lui-même ainsi qu'au cas de la mémoire d'une SSII (VALORIS). Le projet SGME a des points communs avec le système conçu au LaRIA par Gilles Kassel en ce sens qu'il met en œuvre une mémoire d'organisation, mais dans la démarche du PSI, l'accent a été mis sur la nécessité de réaliser le plus rapidement possible un système qui pourra être complété ensuite en utilisant les retours d'expérience. Le SGBD utilisé est LOTUS Notes et le système est en cours d'alimentation et pourra bientôt donner des retours d'expérience. Il est à noter que là aussi, les documents jouent un rôle primordial car ils sont partie prenante dans le processus de constitution des connaissances aussi bien que dans le processus de diffusion sur le web.

En conclusion, cette problématique "Document et Mémoire d'Entreprise" est traversée par l'Ingénierie des connaissances dont certains outils pourront être utilisés avec profit (Ontologie RaPC, acquisition de connaissance à partir de textes, formats et terminologie, …).

Mais ce premier volet d'un collaboration souhaitée appelle un deuxième volet qui serait consacré aux apports des méthodes et outils de la communauté "Document". Il serait particulièrement souhaitable de collaborer autour de la notion du "cycle de vie" et de la modélisation en couche des documents qui permettent de restituer toute la complexité des documents qui réunissent des contextes, co-textes, contenus textuels ou non, circuits de conception collectifs ou non, circuits de diffusion, modes d'archivage, etc. Complexité étudiée par les chercheurs en interprétation de documents qui pourraient faire profiter les autres communautés de leur expérience.

Il ressort aussi de la confrontation des communautés qu'une voie entre théorisation et pragmatique doit être apportée par l'apprentissage et l'interaction homme machine.