Echanger des documents à l'ENST

par Philippe Dax

Département INFRES de l'ENST

Sommaire

  • Avertissements
  • Mise à la dispostion de documents
  • Création de pages personnelles

    • Avertissements

    Public ciblé

    Ce document s'adresse aux personnes non informaticiennes, mais qui néanmoins sont obligées d'utiliser les nouvelles technologies de l'Internet, notamment le Web et l'email, afin de mieux communiquer dans leur travail quotidien. Ce document n'est pas conçu, comme l'on a l'habitude de le voir sur l'Internet, comme une FAQ (Foire Aux Questions), mais plutot comme un mémento de recettes utiles pour tenter de se débrouiller seul et rechercher la meilleure efficacté

    Objet de ce document

    Les deux principaux besoins qui ont été exprimés concernent d'une part la mise à la disposition de documents de travail et d'autre part la création de pages Web personnelles.

    Ce document va tenter de répondre à ces deux demandes après avoir rappelé quelques mises au point dans le domaine des échanges de documents tels qu'ils sont pratiqués actuellement.

    Rappel du contexte

    Contrairement à ce que l'on pourrait croire, il n'y a pas une solution toute faite, même pour les informaticiens les plus chevronnés, pour répondre à ces exigences. Echanger des documents électroniques aujourd'hui est, certe, une chose facile avec les nouvelles technologies de l'Internet, mais reste néanmoins quelque fois problématique lorsque les correspondants, l'écrivain et le(s) lecteur(s), n'utilisent pas le même langage de communication ou le même formatage des données.

    C'est effectivement ce que l'on observe dans la réalité. D'un côté le monde des standards libres et de l'autre le monde des produits propriétaires, ces produits étant généralement incompatibles entre eux au sein du même fournisseur (par exemple: Word5 et Word6 chez Microsoft). Qui n'a pas été désagréablement surpris par un document truffé de petits carres blancs, suite à un échange ?.

    Mise à la disposition de documents

    Logiciels bureautique propriétaires

    Les outils bureautique concernés sont essentiellement: Chacun de ces outils peut sauvegarder sur le disque dur local le document en format propriétaire. Mais là n'est pas notre objectif pour rendre le document compréhensible des autres.

    Problème des attachements aux formats propriétaires par email

    Depuis la mise à disposition et l'usage intensif auprès de l'ensemble du personnel de l'ENST d'outils divers pour consulter le courrier et composer des messages électroniques (Eudora, Outlook-Express, Netscape, Internet-explorer), on constate que l'utilisation de plus en plus fréquente des documents attachés pose un véritable problème d'interopérabilité et donc de communicabilité. Cet état de fait est principalement dû au fait de l'hétérogénéité d'une part des ordinateurs de l'ENST (stations Unix, PC, Macintosh), et d'autre part des logiciels disponibles préinstallés par défaut ou préférés des uns ou des autres.

    Tout se passe comme si la personne qui émet un document avec son environnement favori ou imposé croît que la ou les personnes destinatrices auront le même environnement et les mêmes outils pour visualiser correctement le document en question. Malheureusement, ce n'est qu'un voeu pieux, voire une ignorance involontaire de l'utilisateur faisant confiance à la bureautique d'aujourd'hui.

    Il faut donc essayer de trouver un dénominateur commun qui satisfasse tout le monde, quite à changer, avec un minimum d'effort, son propre comportement vis à vis de la façon d'utiliser ces outils de communication.

    Avant de trouver des solutions techniques, exposées dans la suite de ce mémento, des solutions simples et évidentes à mettre en application sont faisables dans les 2 cas suivants:

    Abandon des formats propriétaires au profit des formats standard

    Cet effort consiste en premier lieu à abandonner l'usage des formats propriétaires tels que ceux de Microsoft au profit de formats standard publics et généralisés dans le monde de l'Internet à savoir, soit le format HTML utilisé dans les pages Web, soit le format PDF (Portable Document Format), soit à la limite le format PostScript. Tout ordinateur de l'ENST devrait disposer des outils nécessaires pour traiter ces formats.

    L'utilisation de documents attachés dans votre composeur de mail (Eudora, Outlook, Netscape, IE), est cependant fortement conseillée, dans la mesure où les logiciels de bureautique sont capables d'engendrer des formats standard tels que PDF, HTML ou PostScript. Dans ce cas, la suite de ce document n'est plus nécessaire, mais néanmoins peut-être porteuse d'informations complémentaires.

    Dans le cas contraire, l'effort qui vous est demandé doit être poursuivi, et implique alors d'autres manipulations, à savoir celles de:

    Dépot du document en local

    Il faut alors s'assurer que chacun de ces logiciels bureautique puisse, dans les options de sauvergarde, sauver le document dans un format standard. Il existe 3 formats standard, que l'on peut classer par priorité décroissante comme suit: Le format PDF d'Adobe est le format recommandé pour la publication de documents. Il tend de plus en plus à remplacer l'ancien format PostScript qui engendrait des fichiers trop volumineux. Ce format nécessite que le destinataire dispose du logiciel de lecture approprié, en l'occurrence Acrobat Reader. Ce logiciel existe théoriquement sur tous les ordinateurs de l'ENST, quelque-soit leurs systèmes. Si vous ne disposez pas encore de ce logiciel demandez le au service du Centre de Calcul de la DRM.

    Si le logiciel (Word, Excel, Powerpoint) le permet nativement, alors il n'y a pas à hésiter, il faut choisir, selon le classement ci-dessus, le format standard disponible et ensuite passer à l'opération de transfert du document en sautant la phase suivante (traduction du document).

    Avant de transférer tout document il faut obéir à certaines conventions de nommage du document afin de favoriser au maximum l'interopérabilité des échanges, à savoir:

    Si le logiciel n'offre pas cette fonctionnalité, soit demander au service Centre de Calcul de se faire installer un logiciel capable d'effectuer cette opération, soit passer à la phase intermédiaire de traduction expliquée ci-dessous.

    Traduction du document en format standard

    Dans le cas où le logiciel (Word, Excel, powerpoint) ne permet pas cette conversion, alors il faut se rabattre sur une tentative de traduction du format propriétaire déjà préalablement sauvegardé par un outil de traduction indépendant.

    Les logiciels Microsoft offrent la possibilité de sauvegarder le document original (Word, Excel, Powerpoint) dans un format échange propriétaire dénommé RTF (Rich Text Format), destiné à permettre l'échange entre Word incompatibles au niveau des versions ou entre Word de même version mais sur des plate-formes différentes (par ex. PC <-> Mac).

    Il existe un logiciel du domaine public, appelé "rtf2html" qui permet de traduire de manière grossière mais cependant compréhensive un document sauvegardé au format RTF en format standard HTML. Se renseigner auprès du Centre de Calcul pour obtenir ce logiciel.

    Dans le cas le plus défavorable où vous ne disposez pas de cet outil, la solution de dernière chance consiste tout simplement à sauvegarder votre document en format "text". Biensûr, le document perdra sa richesse de présentation originale, mais l'essentiel du texte sera conservé.

    Dans ce dernier cas de figure, il ne sera pas nécessaire de transférer ce fichier texte dans l'espace Web, par contre il sera beaucaup plus avantageux de mettre ce document en attachement dans votre envoi par email.

    Transfert du document vers un lieu public

    Une fois le document prêt, il ne reste plus qu'à le transférer sur votre propre compte Unix (voir ci-dessous comment obtenir un compte Unix).

    Le lieu public sera en fait un lieu privé (votre compte personnel) que vous rendez explicitement public pour le Web. Il s'agit d'un répertoire dénommé "public_html" qui est situé dans votre répertoire d'accueil lors de votre connexion sur le compte Unix. Il doit avoir des droits d'accès en lecture et en exécution pour tous.

    Le moyen le plus direct pour effectuer cette opération est d'utiliser le programme FTP (File Transfert Protocol) pour les PC sous Windows ou FETCH (identique à FTP) pour les Mac. Fetch n'est cependant pas livré en standard, il faut donc se le procurer auprès du service CAL de la DRM et demander à se le faire configurer de telle façon que les caractères accentués du Français soient ISO-Latin1 pour être transférés correctement.

    Le détail de l'opération de transfert est décrit sommairement ci-dessous, mais vous pouvez aussi consulter l'URL du cours d'initiation d'Annie Danzart en cliquant ici. Ces opérations peuvent légèrement varier selon les ordinateurs, les systèmes et les applications.

    Vous pouvez maintenant utiliser votre "browser" favori et vérifier en précisant l'URL de votre document distant par "http://www.enst.fr/~/votre_document" qu'il produit ce que vous souhaitiez.

    Indication de la localisation du document

    Une fois le document déposé dans un lieu public, visible de tous, il suffit de communiquer par email uniquement son emplacement par son URL (Universal Resource Locator), du type: "http://www.enst.fr/~votre_compte_unix/ chemin_où_se_trouve_votre_document". Notez bien la présence du "~" devant votre nom de login Unix. Le chemin d'accès du document est défini par rapport au répertoire Unix "public_html" dans votre répertoire d'accueil.

    Création de pages personnelles

    Nécessité de disposer d'un compte Unix

    Le lieu public qui demande une disponibilité d'accès constante dans l'Internet ou l'Intranet exige qu'il soit situé dans l'espace Unix qui offre cette connectivité permanente. Un ordinateur personnel, PC ou Mac, ne peut offrir cet avantage car il peut être arrêté ou tout simplement non connecté sur le réseau via une application à un instant donné.

    Il est donc nécessaire de disposer d'un compte Unix pour y placer dans l'arborescence publique "public_html/", prévue à cet effet, vos propres documents.

    Si vous ne disposez pas encore de compte Unix, il faut le demander au service Centre de Calcul de la DRM. Sans compte Unix, ce document n'a pas de sens.

    Visibilité Intranet ou Internet

    Si vous considérez que votre document peut être consulté par n'importe qui depuis l'Internet global, alors vous n'avez rien à faire de plus.

    Par contre si vous estimez qu'il contient des informations de travail qui ne concernent que l'ENST, alors il est nécessaire de placer votre document dans un endroit qui ne sera consultable qu'à partir des ordinateurs de l'ENST.

    Pour ce faire, il faut créer dans le répertoire public_html un nouveau répertoire que l'on pourrait; par exemple, appeler "intranet" ou "enst". Une fois ce répertoire créé par la commande "mkdir enst", il faut s'y déplacer par "cd enst" et créer un fichier de nom .htaccess et enfin y mettre le contenu suivant: 

    
AuthUserFile /dev/null
AuthgroupFile /dev/null
AuthType Basic

<Limit GET>
order deny,allow
deny from all
allow from 137.194.
</Limit>
    Une méthode simple pour créer ce fichier est de faire un copier coller du texte coloré ci-dessus.

    Ensuite vous pouvez y placer vos documents de travail qui ne seront visibles que depuis l'ENST.

    Construire sa page personnelle

    Se référer à l'excellent document d'Annie Danzart " Ecrire une page html sur mon Mac ou mon PC" qui convient parfaitement pour l'occasion.

    Page maintained by Philippe Dax --  Last updated 5 Apr 1999  --